Schleichende Umfangsausweitung beschreibt das Phänomen, dass sich die Ziele, Merkmale oder Anforderungen eines Projekts schrittweise ausweiten, ohne dass dies formal beschlossen oder mit dem ursprünglichen Plan abgestimmt wurde. Diese Ausweitung geschieht oft unmerklich – durch kleine Anfragen, sich ändernde Prioritäten oder unklare Grenzen – und nicht durch bewusste Entscheidungen. Auf den ersten Blick mag sie harmlos wirken, doch sie kann erhebliche Probleme verursachen: Zeitpläne dehnen sich, Budgets werden überschritten, und Teams erleben Frustration oder Überlastung, weil die Arbeitsmenge wächst, ohne dass zusätzliche Unterstützung bereitgestellt wird.

In zweckgetriebenen, selbstorganisierten Organisationen ist schleichende Umfangsausweitung ein besonderes Risiko. Ohne starre Hierarchien oder formale Kontrollinstanzen übernehmen Teams oft zusätzliche Aufgaben aus dem Wunsch heraus, hilfsbereit, anpassungsfähig oder innovativ zu sein – nur um später festzustellen, dass der ursprüngliche Zweck des Projekts verwässert wurde. Um dem entgegenzuwirken, braucht es Klarheit über die Grenzen des Projekts, transparente Kommunikation über Kompromisse und Mechanismen, um zu prüfen, ob neue Anforderungen mit den ursprünglichen Zielen vereinbar sind. Regelmäßige Abstimmungen, definierte Entscheidungsprozesse oder visuelle Projektrahmen können Teams helfen, schleichende Umfangsausweitung früh zu erkennen und zu steuern, bevor sie eskaliert.